Conseguir que trabajemos en equipo es todo un reto. Esto es especialmente delicado si las personas realizan teletrabajo o no se encuentran dentro del mismo espacio físico. Para conseguirlo, podemos optar por utilizar una serie de herramientas digitales que nos pueden ayudar en este tipo de situaciones.
Las herramientas digitales
Hay un gran número de herramientas digitales que podemos utilizar para conseguir realizar un trabajo en equipo eficiente. De entre ellas podemos destacar Trello, Slack, Asana, GSuite y Microsoft Suite.
Trello (gratuita o de pago)
Es una aplicación que se usa para la gestión de proyectos. Dentro de esta herramienta, cada proyecto es un tablero. Cuando lo abrimos, podemos incluir las listas de tareas que deseemos. Cada una de estas listas se denomina tarjeta, con las que podemos etiquetar a los miembros de nuestro equipo, priorizarlas, incluir una descripción o incluir archivos adjuntos.
Su punto fuerte es que las tarjetas nos permiten trabajar de una forma ágil y sencilla. Se pueden mover y copiar los datos contenidos en un tablero a otro cualquiera.
Su punto débil es que, si tenemos muchas listas dentro de un mismo tablero, nos puede llegar a resultar difícil encontrar la información de una forma rápida.
Slack (gratuita o de pago)
Es una aplicación de mensajería que permite que nos comuniquemos de forma grupal o de forma individual. Además, se puede utilizar prácticamente en cualquier situación ya que dispone de una versión para ordenador y otra para dispositivos móviles.
Los beneficios que nos aporta son:
- Ahorro de tiempo.
- Económica. Utilizar esta herramienta no nos supondrá un gran esfuerzo económico.
- Organización eficiente. Nos permitirá crear un canal de comunicación para cada proyecto.
Las desventajas son:
- No permite crear notas internas donde tener apuntes de la última reunión.
- A medida que el time line va creciendo, es posible que perdamos información ya que buscarla a través del buscador puede ser algo complicado.
Asana (gratuita o de pago)
Es una herramienta en línea de productividad que podemos utilizar para la gestión de tareas y para la planificación de proyectos en un entorno de trabajo colaborativo.
Entre sus beneficios podemos destacar:
- Es muy sencillo de utilizar. Tan solo necesitamos conexión a Internet y un navegador.
- Se puede utilizar para todo lo que queramos.
- Ofrece grandes posibilidades de personalización.
- Podemos crear plantillas de checklist de todo tipo.
- Permite programar recordatorios y tareas recurrentes.
- Se sincroniza con Google Calendar.
GSuite (gratuita o de pago)
Esta herramienta está pensada para todas aquellas empresas donde necesitamos que los usuarios trabajen de una forma eficiente.
Sus ventajas principales son:
- Comunicación. Nos permite utilizar direcciones de correo profesionales.
- Almacenamiento. Dispondremos de 30 gb de almacenamiento en Google Drive.
- Colaboración. Podremos crear documentos en línea para que se puedan editar en tiempo real entre varias personas.
Entre sus desventajas hay que destacar:
- Es necesario disponer de conexión a Internet.
- Tiene un coste.
- Si venimos de Microsoft Office, la conversión de los documentos no es del 100 %.
- La privacidad en la nube todavía guarda recelos.
Microsoft Suite ( de pago)
De entre las ventajas de que implantemos esta herramienta hay que destacar:
- La gran variedad de programas que tendremos a nuestra disposición.
- La seguridad en la nube está garantizada con Microsoft.
- Prácticamente todo estaré en la nube, por lo que el espacio en local requerido es menor.
- Se puede trabajar en un ordenador sin disco.
- No hay limitaciones en los documentos y tendremos una gran flexibilidad en la edición.
Las desventajas de su uso son:
- Hay mucho tiempo entre las actualizaciones.
- Tendremos que estar siempre conectados a Internet.
- No funciona en todas las plataformas.
- Los formatos de los archivos son restringidos a los suyos propios.
Estas son las principales herramientas que tenemos a nuestra disposición para conseguir un trabajo en equipo eficiente. Solo tenemos que buscar la que mejor se adapta a nuestras necesidades.
