Unos días atrás nos hacíamos eco de un artículo publicado aquí sobre el secreto de la productividad de Jerry Seinfeld, célebre cómico estadounidense:
http://www.arturogoga.com/jerry-seinfeld-y-su-secreto-de-productividad/
Si bien su método de “no romper la cadena” puede servirnos de inspiración para realizar tareas similares cada día, lo cierto es que el desempeño habitual en oficinas y despachos suele ser una realidad cambiante.
Por ello hemos tratado de reunir en este artículo algunos consejos para mejorar nuestra productividad, y en un artículo posterior hablaremos de aplicaciones que nos ayudarán a ser más productivos.
Se habla actualmente mucho de la rutina de la Mañana Milagrosa, seguida por personajes como Dwayne Johnson (La Roca), Oprah Winfrey o Barack Obama. “La Mañana Milagrosa” es un libro de Hal Erold, que explica los beneficios de levantarse temprano todos los días porque, se afirma, en las horas de la mañana las personas suelen ser más productivas. El autor nos aconseja usar los “S.A.V.E.R.S.”:
Silence - Affirmation - Visualization - Exercise- Reading - Scribing
(Silencio - Afirmar - Visualizar - Deporte - Lectura - Escritura)
Existen otros libros clásicos de referencia, como “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey, en el cual se explica cómo organizar las prioridades y gestionar el tiempo con las cosas que realmente pueden sernos útiles. Establece 4 cuadrantes donde se combinan las tareas urgentes v/s importantes, tras una “lluvia de ideas” previa para clasificar las tareas.
En “168 horas : tienes más tiempo de lo que piensas”, de Laura Vanderkam, se explican diversos trucos para planificar la semana y sacar provecho de las 168 horas que tenemos en cada una de ellas. Además, está trufado de ejemplos personales cercanos que aportan sus trucos para ser más productivo, gestionar el tiempo y sobre todo disfrutar de la vida.
En general, hemos resumido algunas recomendaciones para mejorar el manejo del tiempo y la productividad laboral:
- Capacidad de delegar. Esencial en toda organización, a menudo se delegan tareas y trabajo, pero no responsabilidad basada en tareas u objetivos.
- Listar y priorizar las actividades de valor. Elaborar una lista en constante revisión, debemos preguntarnos permanentemente qué actividades son las que agregan más valor a la empresa u organización. A nivel interno probablemente los temas de gestión del talento (RRHH) son estratégicos, como la gestión de procesos, clima laboral/motivación, orientación al resultado, operaciones y ventas, etc. A nivel externo, todas las relaciones con clientes, networking, innovaciones, relaciones con proveedores, etc.
- Gestión de reuniones. Probablemente una de las actividades que más tiempo demanda sean las reuniones, un truco posible es llegar con toda la información preparada y definir un tiempo de reunión con una agenda, para poder entrar a analizar los temas y tomar decisiones. Recordemos también la “regla de las dos pizzas” de Jeff Bezos. Según Bezos, la cantidad de gente que haya en una reunión es inversamente proporcional a lo productiva que será, luego si dos pizzas no son suficientes para todos alimentar a todos los participantes, es porque sobran en la sala.
- Tiempo productivo. Cada vez tiene más sentido aprovechar al máximo el tiempo productivo de cada persona, verificar cuál es el horario en el que se rinde mejor. Sin embargo, no se debe perder de vista que se debe concretar previamente la tarea, por lo que no hay mejor motivación que la propia acción.
- Bloqueo de calendario. Existen dos opciones interesantes, la “Técnica pomodoro” y la “Programación 3/2”. Pomodoro implica definir tiempos de trabajo y tiempos de descanso, por lo general en rangos de 20 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso; se dan pausas más largas al cumplir un par de horas. Programación 3/2 es definir un plan ideal de tareas en los tres primeros días de la semana, y dejar los dos últimos días de la semana para completar las tareas que los cambios imprevisibles han retrasado.
- Tres tareas críticas. Lo ideal es definir 3 Macro Tareas (de alto impacto para la gestión o proyecto) y 3 Micro Tareas (pueden ser urgentes y/o importantes). Las Macro se definen semanalmente y las Micro se definen a diario.
- 5 segundos para la acción. A nivel de motivación personal es muy práctica la regla de los 5 segundos de Mel Robbins. Si debemos tomar una decisión, la regla defiende que no lo pensemos demasiado, solo cuenta hasta cinco y decide.
- Método GTD. Lograr que las cosas se hagan sería una traducción para el método de David Allen (“Getting things done”). Se trata de un método eficaz que se puede utilizar total o parcialmente. Lo más común es volcar toda la información en papel, separar las tareas que se pueden hacer de 2 a 5 minutos, ver las que pueden esperar, organizar las urgentes e importantes e incluirlas en un calendario.
- Correos eletrónicos. Nuestra vida empresarial se basa en los emails, es clave gestionar adecuadamente toda la información que recibimos. Respecto a esto se suelen recomendar tres pautas:
- 1. Toda los correos se envían a la bandeja de entrada
- 2. Se clasifica la misma y se archivan los mensajes (pueden ser urgentes para el día, para la semana, archivo o algún día, y delegar). Se utilizan tiempos limitados al día para revisar la bandeja de entrada y 3 veces al día como frecuencia ideal de revisión
- 1. Toda los correos se envían a la bandeja de entrada
- Carpetas y archivos electrónicos. Si bien clasificar es más lento y puede ralentizar el trabajo, en el momento de organizarlo es clave tener un sistema de archivo físico y otro electrónico que funcionen, el método GTD da varias pautas para clasificaciones, pero el objetivo es que sea lo más funcional y práctico a nuestros requerimientos
- Hábitos productivos. Pese a que el tema es muy amplio, puede haber algunos más útiles que otros. Aquí un breve resumen de los más mencionados:
1. Empezar el día temprano, dependiendo de las cargas familiares u horarios de trabajo, pero es el momento ideal para meditar, leer noticias, hacer ejercicios, etc., como se comentaba anteriormente
2. Dormir un tiempo adecuado, ya que hay muchos estudios al respecto que apoyan dormir más para trabajar mejor.
3. Meditar 10 minutos como fórmula para evitar el estrés
4. Mantener regulares los horarios vitales: comer, educarse/leer, descansar, etc.
5. Controlar el tiempo de las interrupciones. Una manera relativamente educada de hacerlo es poniéndose de pie, y de ser necesario caminar y salir del lugar.
6. Consultar y responder la bandeja de email sólo 3 veces al día (por ejemplo a las 9, 16 y a última hora para programar el día siguiente).
7. Configurar el móvil en modo silencioso mientras trabajamos
8. Cada lunes, anotar 3 objetivos que queremos cumplir esa semana.
9. Mantener vacía la bandeja de entrada de emails, guardándolos por carpetas como se comentaba anteriormente.
10. Escribir nuestros emails con bulletpoints para dejar claro las ideas y mensajes.
11. Fijar una hora para dormirnos, siempre la misma.
12. Priorizar nuestras tareas a lo que realmente es importante.
13 Analizar cuáles son las pocas actividades que más resultados aportan (La conocida ley del 80/20).
14. Tener por costumbre proponer 2 o 3 opciones de disponibilidad al agendar una cita.
15. Si es posible, establecer un tiempo para no recibir ninguna interrupción de los compañeros de trabajo. La pregunta “¿Tienes un minuto?” es habitualmente una trampa.
Si desea ampliar información, facilitamos algunos enlaces:
ESPAÑOL:
https://cepymenews.es/7-hacks-habitos-realmente-eficaces/
INGLÉS:
http://mitsloan.mit.edu/newsroom/articles/how-to-achieve-extreme-productivity/
https://www.lifehack.org/articles/featured/50-ways-to-increase-your-productivity.html
