En un entorno tan competitivo como el actual no es ningún misterio que optimizar nuestra productividad nos ayudará a conseguir más y mejores objetivos, sin robar excesivo tiempo a la parcela personal.
Acerca de la productividad
El desarrollo tecnológico que nos acompaña en nuestro quehacer diario nos ha animado a continuar el artículo anterior sobre productividad, esta vez buscando la vertiente más pragmática y realizando un repaso por algunas de las herramientas que quizá podrían ayudarnos, personalmente y profesionalmente.
Hagamos, no obstante, una reflexión antes del listado de aplicaciones y programas milagrosos.
Cuando alguien está interesado en mejorar su productividad, el primer lugar al que acude en busca de solución suele ser un programa o app de gestión de tareas o del tiempo. Y aunque esto sea típico, no deja de ser un error.
Centrarse en la herramienta no va a ayudar a solventar nuestros problemas, ya que lo primero a modificar es cómo hacemos las cosas, implementando nuevos hábitos y rutinas - por eso el sentido del artículo anterior- y después se busca una solución digital que ayude con las nuevas costumbres adquiridas. El programa a usar debe ser sólo una ayuda, o corremos el riesgo de enamorarnos de la herramienta sin realizar avances reales.
De hecho, hay personas que tras investigar sobre GTD u otras técnicas de mejora de productividad han considerado que prefieren trabajar con papel y bolígrafo antes que recurrir a procedimientos digitales. Perfecto, al final no es la herramienta, sino nuestra actitud la que nos hará más productivos.
Aplicaciones
Hoy en día casi todos los dispositivos que nos rodean pueden guardar un sencilla lista de tareas. Pero si necesitamos algo más hay todo un universo de herramientas, algunas sencillas y pensadas para ser sencillas, y otras complejas pensadas para ser completas.
Asana
Cuando se trabaja en equipo, esta herramienta despliega todo su potencial ya que ayuda a organizar el trabajo con los compañeros o empleados, creando proyectos y asignando cada tarea a quien corresponda, hasta 15 miembros en su versión gratuita.
Para cada proyecto individual es posible crear una metodología o procedimiento, tras ello se asigna cada tarea al miembro del equipo que le corresponde y es más fácil que todo funcione en sintonía.
En Asana pueden reunirse emails, archivos, tickets, etc, de modo que pueda consultarse todo el contenido en un solo lugar.
Asana da un giro más social a las aplicaciones para trabajo en equipo habituales, ya que existe la posibilidad de añadir Likes, mencionar a otros usuarios en los comentarios o destacar mensajes.
Más información -> https://asana.com/es
Evernote
Posiblemente la aplicación móvil para la gestión de la agenda de trabajo más completa del mercado y una de las aplicaciones de productividad más conocidas y utilizadas en todo el mundo. Nació como una sencilla aplicación de notas online, tuvo sus altibajos económicos iniciales, pero tras la inversión de un socio externo se aceleró su desarrollo y sus posibilidades han ido creciendo hasta convertirse en una potente herramienta de gestión de tareas.
Permite añadir fotos, escanear tarjetas de visita, añadir notas de voz, dibujar a mano, listas, gestión de proyectos, alertas, hacer seguimiento de las tareas pendientes, convertir en notas páginas web que nos interesen, compartir archivos e incluso crear un chat de equipo para hablar sobre los proyectos en marcha. Además tiene un buscador y un potente sistema de etiquetas que nos ayuda a encontrar la nota que necesitamos.
Se puede usar tanto en móviles como en ordenadores y tabletas y con la versión de pago podremos disfrutar de atención al cliente por chat instantáneo, escribir sobre archivos PDF, buscar texto tanto en archivos PDF como Office, digitalizar tarjetas con reconocimiento de caracteres, etc.
Más información - >Evernote
Expensify
Una aplicación ideal para los profesionales que han de llevar un registro de los gastos efectuados en desplazamientos de trabajo. Permite llevar la cuenta de los gastos, organizarla por categorías y poder reportarlos, en caso de que sea necesario, simplemente utilizando la cámara del móvil para fotografiar facturas, recibos y otros comprobantes de gastos. El programa también genera informes en PDF, exporta los datos a Excel, a Evernote y a Salesforce.
Disponible para el ordenador y los dispositivos móviles. Es una aplicación gratuita.
Más información - >Expensify
Feedly
Feedly nos ahorra tiempo cada día al permitirnos tener muchas fuentes de información reunidas en una sola aplicación, y agruparlas como nos interese: temas, idiomas, tipo de medio, etc. Es un lector de RSS que permite indexar las webs y blogs, incluso cuentas de twitter, de las que quieres seguir sus noticias y te muestra cada nueva actualización. Permite crear tablones o guardar contenidos para leerlos más tarde, incluso se integra con Evernote o Hootsuite.
Más información-> Feedly
Google Calendar
Para poder utilizar Google Calendar es imprescindible tener cuenta de Google y su integración con el resto de herramientas resulta muy conveniente.
Es muy sencillo de utilizar, pueden crearse capas de calendarios para ocultarlos o mostrarlos cuando se necesite, se edita fácilmente simplemente con pinchar y arrastrar, permite duplicar tareas y por supuesto es posible crear los eventos con diferentes colores para identificar prioridades.
Puede complementar a una agenda para organizar las tareas diarias, y permite tener bien organizada la parte de “acontecimientos importantes” como reuniones, objetivos, viajes, etc.
Más información -> Google Calendar
Google Drive
Considerada ampliamente como una de las herramientas más útiles, permite crear documentos y proyectos o subir vídeos e imágenes para compartir con el equipo de trabajo o clientes. Además, toda esta información se puede crear y consultar tanto desde el ordenador como desde el móvil.
Es posible incluso dictar nuestros textos desde el móvil u otros dispositivos con la funcionalidad de voz, sin tener que teclear. Funcionalidad muy útil para notas rápidas, ideas creatividad, etc.
Más información -> google.com/intl/es_ALL/drive/
Google Keep
Aplicación que se focaliza más en tomar notas y no tareas. Es muy sencilla y tiene la opción de hacer listas y tomar notas mediante dibujos, o guardar páginas que encontremos por la red desde el móvil o el ordenador, con una extensión de Chrome.
Se trata de una de las mejores aplicaciones de productividad por lo extremadamente sencillo que es su diseño y funcionamiento. Se integra con Documentos de Google y Calendar, además de que podemos poner widgets a modo de post-it en cualquier parte de nuestro escritorio para recordarnos lo que tenemos que hacer.
Es una opción gratuita, sencilla e interesante para la organización personal de tareas, aunque limitada para uso profesional, sobre todo si queremos trabajar en equipo.
Permite crear y combinar distintos tipos de contenidos: notas de texto, listas de tareas, notas de voz, imágenes, recordatorios, etc. Podremos organizar las notas con etiquetas y colores, compartirlas, hacer búsquedas, o tachar cada actividad cuando hay sido completada. Por supuesto se sincroniza en todos nuestros dispositivos para que podamos acceder a nuestra información donde queramos.
Una de sus funciones más interesantes es el sistema de alertas, ofreciendo la opción de recordatorios según la ubicación, de manera que nos puede avisar de alguna tarea cuando llegamos a un lugar determinado.
Para algunas personas ha sustituido a Pocket, Instapaper o Evernote.
Más información -> Google Keep
LastPass
Hoy en día si alguna de nuestras contraseñas está formada por palabras que pueden aparecer en un diccionario, estamos condenados a tener problemas si se produce algún ataque. Y esta es un amenaza real para todos, no sólo para las grandes empresas. LastPass es un servicio de almacenamiento de contraseñas con sincronización online, que permite tener todas las contraseñas en todos nuestros dispositivos, categorizadas por tipo de servicio, ordenadas y protegidas.
Puede crear por nosotros contraseñas con altos niveles de seguridad y realizar en la web el cambio de contraseña por nosotros, e incluye un navegador para poder cargar las contraseñas cuando accedemos a los servicios online que tenemos almacenados.
Más información - > LastPass
Meister Task
Meister Task funciona prácticamente igual que Trello, aunque a nivel visual está más cuidada. El concepto es el mismo, gestión por tarjetas de tus proyectos personales o profesionales. Como ventajas, el aspecto visual, que tenemos un temporizador incorporado para indicar cuánto tiempo trabajamos en una tarea, y la facilidad para compartir nuestros proyectos con otros. La desventaja frente a Trello es que éste dispone de plantillas de proyectos rediseñados que pueden ayudarnos a aprender a extraer todo el partido.
Es posible exportar los tableros de Trello a Meister Task
https://www.meistertask.com
Más información-> Meister Task
Noisli
Si bien no es una aplicación directamente enfocada a optimizar nuestros procesos de trabajo, sin duda puede contribuir a mejorar nuestro enfoque y aumentar la productividad, ya que ofrece la posibilidad de mezclar a nuestro gusto una audioteca de 16 sonidos naturales y artificiales que nos pueden ayudar a a concentrarnos: lluvia, olas, pájaros, ruido blanco, etc.
Más información - > Noisli
SLACK
Slack es una herramienta de comunicación para equipos, un híbrido entre E-mail y Whatsapp que nos permite compartir archivos y organizar el trabajo por proyectos. Tiene aplicación para el móvil para trabajar desde cualquier lugar y funciona muy bien para personas en ubicaciones e incluso horarios distintos.
No tiene gestor de tareas o la posibilidad de hacer videoconferencias, con lo que no puede considerarse una solución completa para gestionar proyectos en equipo.
Permite integrar todas las apps y correos que se utilicen de modo que funciona como un hub desde el que poder acceder a (casi) todo: archivos, correo electrónico, conversaciones con compañeros, etc.
Más información -> https://slack.com/intl/es-es/
Trello
Popular aplicación de productividad considerada por muchos como una de las mejores para aplicar el método Kanban de organización de tareas.
Consiste esencialmente en un gran tablero con columnas desde las que podemos crear y arrastrar diferentes tareas en forma de tarjetas, y en cada tarjeta se puede incluir texto, fotografías, indicadores de color respecto a su estado, listas de tareas, comentarios y archivos adjuntos entre otras posibilidades. Incluso permite la opción de crear las cards a través del correo electrónico.
Podemos crear tableros para organizar todo aquello en lo que estemos trabajando e invitar a otras personas a colaborar.
La aplicación es gratuita e incluso es compatible con Apple Watch.
Más información - > Trello
